Mit trac, dem digitalen System für die Zeiterfassung und das Objektmanagement, macht „per Se“ einen Schritt in die Zukunft.
Eine professionelle und zuverlässige Zeiterfassung ist für Kunden, Arbeitnehmer:innen und Dienstleister sehr wichtig. Dienstpläne, Stundenzettel der Mitarbeitenden, Leistungsnachweise für Kunden und andere gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationen müssen rundum zuverlässig organisiert sein. Bei vielen Objekten, Mitarbeitenden und Anforderungen den Überblick zu behalten ist eine Meisterleistung.
Anstelle einer analogen Organisation mit händischer Erfassung von Stundenzetteln setzt das im Ruhrgebiet ansässige Unternehmen per Se Dienstleistungen GmbH nun auf ein digitales System für die Zeiterfassung und das Objektmanagement.
Als Tochtergesellschaft der Contilia GmbH bietet das Unternehmen mit seinen rund 750 Mitarbeitenden vielfältige Dienstleistungen im Gesundheitswesen an. Von der Gebäudereinigung über Transportdienste bis hin zum Sicherheitsservice bietet das Unternehmen alles aus einer Hand. Insgesamt werden fünf Krankenhäuser und 15 Pflegeeinrichtungen in Mülheim, Hattingen und Essen betreut. Dabei machen Reinigungsarbeiten ca. 70 % der Tätigkeiten aus.
„Der Umgang mit unseren Mitarbeitenden und die Qualität unserer Arbeit sind die entscheidenden Faktoren für den Erfolg des Unternehmens. Hier sind die kostbaren Ressourcen am besten investiert“, erläutert Geschäftsführer Yücel Kabatas die Unternehmensphilosophie.
Als sich 2020 vier Gesellschaften zu dem Unternehmen „per Se“ zusammenschlossen, musste eine gemeinsame Methode der Zeiterfassung gefunden werden. „Von digital bis klassisch in Papierform kamen in den vorherigen einzelnen Gesellschaften unterschiedliche Varianten zum Einsatz. Deshalb haben wir dringend nach einer einheitlichen, zukunftsfähigen Planungsund Erfassungssoftware gesucht“, erinnert sich Irene Ollesch, Referentin der Geschäftsführung.
Transparent. Effizient. Sicher.
Die Lösung fiel auf trac von Schneidereit Professional, welches „per Se“ von einem Kunden aufgrund seiner umfassenden Funktionen und seiner intuitiven Handhabung empfohlen wurde. trac ist als Zeiterfassungs- und Objektmanagementsystem speziell auf Dienstleistungen im Gebäudemanagement ausgelegt. Mit trac lassen sich innerhalb eines Systems alle Planungen der Objekte, die Verwaltung der Mitarbeitenden und Auswertungen zuverlässig, effizient und sicher durchführen. Die Objektleitung hat jederzeit einen kompletten Überblick über alle Objekte, Mitarbeitenden und Tätigkeiten – und das immer aktuell in Echtzeit.
Darum haben wir uns für trac entschieden
- Schnellere Umsetzung der Zeiterfassung
- Individuell angepasstes System
- Zeitersparnis in der Lohnabrechnung
- Transparenz und Gesetzeskonformität
- Einfache Handhabung für die Mitarbeitenden
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit
- Service: persönlicher Ansprechpartner, immer erreichbar
Eine maßgeschneiderte Lösung
Key Account Manager Kai Schomaker von Schneidereit Professional stand von Anfang an beratend zur Seite. Nach einer detaillierten Bedarfsanalyse wurde trac genau auf die Anforderungen von „per Se“ abgestimmt. „Eine schnelle Umsetzung war uns enorm wichtig. Im Herbst 2020 setzten wir uns mit dem Team von trac zusammen, und bereits im Januar 2021 konnten wir die Software in unserem Unternehmen einführen. Daran merkten wir, dass sich Schneidereit Professional in unserem Sektor bestens auskennt“, lobt Geschäftsführer Yücel Katabas die Umsetzung in die Praxis.
„Wir konnten den Aufwand für den Monatsabschluss von fünf Tagen auf einen Tag reduzieren.“
Schneidereit Professional lieferte „per Se“ ein durchdachtes System für Zeiterfassung und Dienstpläne. Das Unternehmen legte für jedes Tätigkeitsfeld ein mit den Kostenstellen verknüpftes Revier an. In trac werden Gegebenheiten wie Nachtschicht, Abteilung oder Anforderung des Kunden berücksichtigt, sodass im System von „per Se“ alle wichtigen Daten hinterlegt und verknüpft sind. Die vielen Dienstpläne werden von den Objektleiter:innen mit trac schnell und unkompliziert digital erstellt. Arbeitsbeginn, Anwesenheit, Pausenzeiten, Arbeitsende und geleistete Produktivstunden etc. werden genauestens abgebildet. Damit lässt sich mit weniger Aufwand alles schnell und sicher planen. Auch Mehrarbeiten, die mit Kunden abgerechnet werden müssen, sind übersichtlich dargestellt und können einfach nachgewiesen werden. trac entlastet die Organisation und schafft Freiraum für das Wesentliche. So konnte zum Beispiel die für den Monatsabschluss benötigte Zeit von fünf Tagen auf nur noch einen Tag reduziert werden – und das bei verlässlichen Ergebnissen.
Auch die Mitarbeitenden profitieren von trac
„Auch für unsere Mitarbeitenden ist das eine große Arbeitserleichterung. So müssen beispielsweise keine Stundenzettel mehr geschrieben werden, und die Objektmanager:innen brauchen diese nicht mehr an den einzelnen Standorten einzusammeln und zeitaufwendig zu übertragen“, meint Irene Ollesch. Jetzt melden sich die Mitarbeitenden bei Tätigkeitsbeginn an einem Zeiterfassungsgerät an und später wieder ab – alternativ bietet trac auch die Möglichkeit der Zeiterfassung per App. Die Arbeitszeit wird exakt erfasst und in Echtzeit in das System übertragen. So wird z. B. neben der geleisteten Arbeit auch eventuelle Mehrarbeit dem richtigen Projekt und Zeitpunkt zugeordnet und den Mitarbeitenden pünktlich vergütet.
Schneidereit Professional richtete mit „per Se“ eine Schnittstelle ein, um alle Daten per Knopfdruck in die vorhandene SAP-Lohnsoftware zu übertragen. So verkürzen sich mit trac der Arbeitsaufwand und die Dauer eines Monatsabschlusses für das Unternehmen wesentlich. Mehrarbeiten werden einfach erfasst, und die Auszahlung erfolgt pünktlich im abgerechneten Monat. Key Account Manager Kai Schomaker stand dabei individuellen Kundenwünschen offen gegenüber: „trac ist auf die praktischen Anforderungen unserer Kunden ausgelegt. In enger Zusammenarbeit mit ‚per Se‘ haben wir das System so exakt wie möglich auf deren spezifische Prozesse abgestimmt. Diese individuelle Abstimmung ist Teil des im Mietpreis enthaltenen Servicekonzeptes von Schneidereit Professional.“
Einfach durch die Zollprüfung
Die erste Zollprüfung erlebten Irene Ollesch und Yücel Katabas bereits zwei Monate nach der Einführung der digitalen Zeiterfassung trac. „trac hat uns perfekt unterstützt. Per Knopfdruck konnten wir den Zollbeamten alle nötigen Daten ordnungsgemäß liefern. Der Zoll war sehr zufrieden, und wir sind mit trac auch in diesem Punkt auf der sicheren Seite. Dank der schnellen Verfügbarkeit aller relevanten Daten können wir zum Beispiel auch bei einer Zollprüfung alle benötigten Informationen sofort bereitstellen und aufkommende Fragen umgehend beantworten.“ Alle Echtzeitdaten und Auswertungen von trac sind DSGVO- und zollkonform, denn alle Gesetze und Vorgaben finden automatisch Berücksichtigung. trac ist fälschungssicher und somit unmittelbar für Abrechnungen u. Ä. nutzbar.
Nach den guten Erfahrungen mit trac arbeiten per Se Dienstleistungen und Schneidereit Professional auch auf dem Sektor der Wasch- und Trockentechnik zusammen. Mittlerweile verrichten ca. 30 gewerbliche Maschinen an 17 Standorten ihren Dienst. Und das rund um die Uhr.
trac – einfach und effizient.
Mit der Entscheidung für trac hat „per Se“ einen entscheidenden Schritt in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens gemacht. Die Digitalisierung im Zeiterfassungs- und Gebäudemanagement erleichtert Personalabteilung und Mitarbeitenden gleichermaßen die Arbeit und bringt eine enorme Zeitersparnis und verkürzte Abrechnungszeiten mit sich. Zudem werden mögliche Fehlerquellen ausgeschlossen. Die individuelle Anpassung an die vorhandene Lohnsoftware per Schnittstelle sowie die absolute Gesetzeskonformität machen das System zu einer modernen Personal- und Objektverwaltung.
