Elektronische Zeiterfassung – Die digitale Personal­einsatz­planung

In vielen Unternehmen wird die Personalplanung noch manuell oder mit eigenen Lösungen abgewickelt. Dabei bleiben strukturierte Prozessabläufe auf der Strecke. Gute Dienste leisten elektronische Zeiterfassungssysteme, die mit schlüssigen, effizienten Prozessen zur Steuerung von Personalressourcen die Einsatzplanung unterstützen.

Mithilfe eines digitalen Zeiterfassungssystems wie T.R.A.C. (Time Recording and Controlling) von Schneidereit Professional lässt sich der Personaleinsatz in Einrichtungen wirtschaftlicher und kostensparender ausarbeiten. Die damit gesteuerte Personaleinsatzplanung minimiert Fehler, vermeidet Redundanzen und gestaltet die Arbeitsabläufe transparent. So bietet das System einen übersichtlichen Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter, ermöglicht eine zentrale und übersichtliche Dienstplangestaltung sowie eine individualisierte Soll-Ist-Kontrolle. Ebenso können bei Bedarf entsendegesetzkonforme Abrechnungsdaten der Mitarbeiter an den Zoll übermittelt werden.

In der Praxis erprobt

Seit Anfang dieses Jahres wird das aus der Kombination von elektronischem Fingerscan und kontaktloser Chipkartentechnik bestehende Zeiterfassungssystem in vier klinischen Einrichtungen im Bergischen Land vom Managementpartner GourmetPlan Service in Bergisch Gladbach bei Köln eingesetzt. Initiiert wurde das Projekt von Christoph Hüller, Bereichsleiter Reinigung bei Gourmet- Plan Service. Er hatte in seiner vorherigen Verantwortung in zwei Unikliniken nach eigenen Angaben gute Erfahrungen und fundierte Kenntnisse in der Anwendung des Systems gemacht. Das System konnte laut Hüller vier Wochen nach der ersten Produktpräsentation und Anwenderschulungen zum Jahresbeginn 2018 an den Start gebracht werden. „Zu Anfang war ich sehr kritisch, ob alle Zusagen des Herstellers zutreffen würden. Jetzt bin ich zufrieden, dass wir uns für T.R.A.C. entschieden haben“, ergänzt Romina Schubert, Bereichsleitung Service und Buffetwagen.

Zunächst wurden in den vier Personaleingangsbereichen der Häuser die T.R.A.C.- Premium-Terminals montiert. Dann wurde die Software mit der Schnittstelle zur Übertragung der erfassten Zeiten zum Lohnabrechnungsprogramm implementiert. Damit konnten die ersten Testläufe starten. Im Vollbetrieb nutzen inzwischen insgesamt 180 Mitarbeiter die Terminals. Sie bestätigen beim Betreten bzw. Verlassen des Objektes mit Chipkarte und Fingerscan ihre An- und Abwesenheit. Das Terminal arbeitet bei der Fingerscanerkennung mit hochwertigen und nahezu verschmutzungsresistenten Zeilensensoren. Biometrische Fehlmessungen oder Versuche, das System zu manipulieren, seien, so der Hersteller, durch die Verknüpfung von Fingerscan und personalisierter Identifikationskarte nahezu ausgeschlossen.

Übersichtliche und fehlerfreie Dienstplanung

Auch im Marienkrankenhaus in Bergisch Gladbach wird das digitale Zeiterfassungssystem eingesetzt. Küche und Cafeteria sind hier in der Hand von Gourmet- Plan. Die Servicemitarbeiter versorgen am Morgen und am Abend die Patienten mit Speisen und Getränken über einen Buffetwagen auf der Station. Gourmet- Plan Service managt dabei sowohl die Kräfte aus der Unterhaltsreinigung als auch die hauswirtschaftlichen Mitarbeiter. Die Koordination vor Ort verantworten Objektleiter, die die Abläufe am Buffetwagen, den Service auf der Station und die oben genannten Dienstleistungen sicherstellen. Dreh- und Angelpunkt der täglichen Abläufe ist neben der Hardware das Softwaremodul „Dienstplan“, mit dem die Einsätze aller in den Einrichtungen tätigen Betriebsangehörigen geplant werden können. Hierfür werden im Vorfeld sogenannte Revierpläne erstellt, die die einzelnen Eigenschaften (Sollzeiten, Mitarbeiteranzahl, Kostenstellen etc.) der zu betreuenden Reviere beinhalten. Die grafische Benutzeroberfläche ist mit der neuesten Version des sogenannten flexiblen Dienstplans leicht verständlich gehalten und lässt sich intuitiv bedienen, indem man z.B. einen Mitarbeiter auswählt und diesen dem entsprechenden Revier zuweist. So entstehen mit der neuen Benutzeroberfläche aufgrund der leicht verständlichen und schnell benutzbaren Software kurzerhand übersichtliche Dienstpläne. Ebenso fließen Krankheitsstatus und Urlaubsplanung der Mitarbeiter bei der Dienstplanung mit ein. Auch Überstunden und Fehlzeiten werden vom System erkannt und grafisch dargestellt. Bei GourmetPlan Service ist man erleichtert, dass das Thema Zettelwirtschaft in Bezug auf die Zeiterfassung passé ist und damit das aufwendige Erfassen von Hand mit bedingter Fehlerquote entfällt. In der Regel arbeitet das Personal durchgängig in Früh-, Mittel- oder Spätschichten. Ausnahmen sind die Wochenenden, an denen die Arbeitskräfte im geteilten Dienst mit entsprechender Unterbrechung in der Mittagszeit eingesetzt werden. Mit der digitalen Technik sei laut Hüller diese komplexe Ressourcenplanung einfach zu handhaben. Für die Genehmigung des Dienstplans seitens des Betriebsrats oder der Mitarbeitervertretung bietet das System die Option der digitalen Signatur. Damit kann die Freigabe bequem und papierlos erteilt werden. Eine Schnittstelle zur Datev ermöglicht am Monatsende die Übermittlung der Daten an die Datev, aus denen direkt die Lohnabrechnung generiert wird. Gehostet sind alle Daten auf einem sicheren Zentralserver eines deutschen Dienstleisters. Beides spart zusätzliche Arbeitszeit.

Fazit

Digitale Zeiterfassungssysteme wie das T.R.A.C. sind anwenderfreundlich, störungsfrei und fälschungssicher. Das System ist dabei einfach zu bedienen und lässt sich schnell und ohne großen Aufwand in zahlreiche Arbeitsprozesse integrieren.